Invoice scanning is dé nieuwe trend binnen de accountancy. Naast de verschillende voordelen doen ook mythes de ronde.
Hieronder geven we de voordelen weer van invoicescanning inclusief een kritische blik.
Raadplegen van documenten online
Een centrale database zorgt voor een raadpleging 24/24, 7/7 van overal ter wereld. Even snel nakijken of die facturen van Telenet zijn doorgegeven? Geen probleem, met een klik op de knop overzichten van uw rekeningen én bijhorende documenten.
Op termijn een snellere verwerking
In beginfase zullen we nog enkele zaken dienen op te leren. Desalniettemin worden verschillende gegevens uit een document automatisch overgenomen in de boekhouding. De dossierbeheerder zal zorgvuldig de interpretatie verzorgen van de documenten.
In tegenstelling tot andere stromingen, zijn wij van oordeel dat de interpretatie nog steeds door een specialist dient te gebeuren. De rol van een computer (OCR-server) is immers beperkt tot de herkenning van bepaalde gegevens. Het is pas in het stadium waar “artificiële intelligentie” intrede maakt dat software zal kunnen herkennen én interpreteren.
Digitaal archief
Paperless Office is geen leeg begrip. Wel een leeg bureau of magazijn. Waar wij als accountantskantoor een magazijn dienen te houden voor alle documenten te bewaren, zal dit wellicht tot het verleden gaan behoren. Daarnaast is een “legal archief” de oplossing om volledig conform de Europese wetgeving te zijn. Geen papier, en volgens het wettelijke kader.
Voorbeeld: ieder document dat wordt opgenomen bevat een voor en achterzijde. Zelfs al is dat document leeg aan de achterzijde. Voor een wettelijk archief is dit namelijk vereist. Men dient de documenten te bewaren zoals op papier, en dus met lege achterzijde!
Kortere stap richting budgettering en kostprijsberekening
Een kostprijsberekening of budgettering is steeds een heuse opdracht. Naast de gedetailleerde berekening en redenaties, dienen we stapels facturen manueel te controleren. Dit vergt een heuse overhead in een kostprijsberekening of budgettering. Door middel van de gekoppelde facturen en documenten hoeft dit niet langer een overhead te zijn en kunnen we volledig focussen op het “echte werk”.
Besparing verplaatsing
Mits het bezorgen in het juiste formaat, hoeft U zichzelf niet meer te verplaatsen. U kan via een online toegang zelf uw aankopen, verkopen en andere documenten bezorgen. Dit is volledig gratis en bespaard opnieuw een hoop tijd!
