Thuiswerk – vergoedingen:

In een circulaire van 26 februari 2021 zette de Administratie de voorwaarden uiteen waaronder werkgevers een ‘forfaitaire kantoorvergoeding’ kunnen toekennen aan de werknemers die ‘thuiswerk’ verrichten. De circulaire geldt vanaf 1 maart 2021, dan zal de Administratie rekening houden met de hierin opgenomen principes voor situaties van thuiswerk die hebben voorgedaan vanaf 1 januari 2020.

Thuiswerk

Met ‘thuiswerk’ wordt bedoelt “elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden ook op de werkvloer van de werkgever kunnen uitgevoerd worden, op regelmatige basis in privé lokalen van de werknemer verricht worden.

Het moet gaan om thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. De circulaire geldt niet voor thuiswerk dat verricht wordt buiten de normale werkuren (vb: ’s avonds, weekend).

Voor ambtenaren wel, niet voor bedrijfsleiders en ‘speciale’ werknemers

Met ‘speciale’ thuiswerkende werknemers bedoelt men die “onder bijzondere regimes” vallen, zoals buitenlandse kaderleden, gesplitste bezoldiging voor werknemers die in meerdere landen werken voor dezelfde werkgever, … . Voor het laatste moet de ‘gewone’ voorwaarden voldaan worden, zodat de kostenvergoeding niet belastbaar zou zijn.

Forfaitaire terugbetaling: bijkomende meldingsplicht vanaf 2022

“Forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling eigen kosten van de werkgever zijn”, moeten verantwoord worden via individuele fiches.

Vanaf inkomstenjaar 2022 moet het totale bedrag van de vergoedingen vermeld worden in het vak ‘diverse inlichtingen’. Dit voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever en wordt uitgebreid voor de fiche 281.20 (inzake bedrijfsleiders).

Forfaitaire kantoorvergoeding: voorwaarden

Werkgever mag dit aan zijn thuiswerkende werknemers toekennen en zal aangemerkt worden als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

Alle kantoorkosten

De forfaitaire kantoorvergoeding worden geacht “alle kantoorkosten” te dekken. Werkgever mag niet op een andere manier in de kantoorkosten tussenkomen (VB: deel elektriciteitskosten ten laste neemt).

Structureel, regelmatig en substantieel

Het moet om een werknemer gaan die “structureel en op regelmatige basis” een “substantieel” deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk besteedt. Het moet dus gaan om “het equivalent van 1 werkdag/week (VB: 1 volledige werkdag/week, 2 halve werkdagen/week, meerdere dagen van een paar uur die tijdens normale arbeidstijd gepresteerd worden). Dit wordt maandelijks beoordeelt.

Niet-structureel thuiswerk is niet bedoeld en volgende zaken komen niet in aanmerking:

• Werknemers die hun normale werkuren op werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten (’s avonds, weekend) thuis de administratie in orde brengen.
• Werknemers volledige kalendermaand afwezig zijn (VB: zwangerschapsverlof, ziekte, …).

Deze gevallen kan de forfaitaire kantoorvergoeding niet toegekend worden en geldt de normale regeling.

Maximumbedrag

De kantoorvergoeding mag een bepaald maximum niet overschrijden, niet > € 129,48/maand. Dit maximumbedrag wordt verhoogd naar € 144,31/maand voor de maanden april, mei en juni 2021.

De circulaire voegt het volgende eraan toe:

• Hogere vergoeding toekend zonder bedrag te verantwoorden, zal gedeelte vergoeding dat maximumbedrag overschrijdt, aangemerkt worden als bezoldiging.
• Maximumbedrag moet niet evenredig verminderd worden, als een deeltijdse werknemer “effectief structureel en regelmatige basis” thuiswerk doet. Werkgever mag maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht aantal uren arbeidsovereenkomst.

• Vergoeding mag uitbetaald worden tijdens het normale jaarlijkse verlof.

• Werkgever mag op basis van “personeelscategorie of feitelijke omstandigheden waarin thuiswerk wordt georganiseerd” een onderscheid maken “in toegekende kantoorvergoeding”. Maar mag geen personeelslid bevoordelen, zonder daarvoor een verantwoording bestaat of een ‘personeelscategorie’ wordt ingesteld met datzelfde doel. Dit zal niet aanvaard worden.

Kantoorvergoeding: cumul met terugbetaling aankoop materiaal

Dit zijn alle kosten die courant (gebruikelijk) gemaakt moeten worden om de beroepsactiviteit te kunnen uitoefenen op een normale manier. Zoals volgende zaken:

• Gebruik kantoorruimte werknemer thuis
• Printer – en computermateriaal
• Kantoorbenodigdheden
• Nutsvoorzieningen (elektriciteit,…)
• …

De werkgever kan tussenkomen in kosten, die de werknemer heeft gefinancierd voor de aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal. Zoals bureaustoel, bureautafel, 2^de beeldscherm, muis, hoofdtelefoon, printer/scanner, … .

Voorwaarden

Tussenkomst aankopen kan aangemerkt worden als terugbetaling van kosten eigen aan werkgever. Het is vereist dat zij gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om beroepsactiviteit thuis op normale wijze uit te voeren. Bij deeltijdse werknemers, mag het bedrag van dergelijke terugbetalingen NIET evenredig verminderd worden in functie van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

Restwaarde als voordeel van alle aard

Is sprake van wanneer de beroepsactiviteit of thuiswerk wordt beëindigd voor het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en werknemer de reële restwaarde niet moet terugbetalen aan de werkgever. Reële restwaarde = verschil reële restwaarde en terugbetaling door werknemer, dat vormt een belastbaar voordeel.

Uitgesloten terugbetalingen

Belastbaar voordeel van alle aard zal voordoen als het gaat om de terugbetaling van investeringen die een privéuitgave zijn OF de terugbetalingen van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen. (VB: extra groot computerbeeldscherm, dure bureaustoelen, …)

Kantoorvergoeding: cumul met terbeschikkingstelling materiaal

Werkgever kan materiaal ter beschikking stellen. Die terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding, mits zij de terugbetaling van andere kosten viseert (laat). De terbeschikkingstelling mag GEEN aanleiding geven tot voordeel van alle aard, mag het niet gaan om goederen “die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (VB: dure design bureaulampen).

Wel sprake van belastbaar voordeel van alle aard bij:

• Persoonlijk gebruik van het ter beschikking gestelde materiaal (VB: pc, tablet, …).
• Werknemer ter beschikking gestelde goederen mag behouden, na beëindiging beroepsactiviteit of thuiswerk, reële restwaarde vormt op dat ogenblik een belastbaar voordeel van alle aard (eventueel verminderd met eigen bijdrage werknemer)

Forfaitaire vergoeding voor beroepsgebruik ‘privé’-materiaal

Voor volgende zaken mag de werkgever in de kosten “forfaitair” tussenkomen, als werknemer eigen materiaal werkelijk gebruikt voor thuiswerk

• Internetaansluiting: eigen internet en abonnement aansluiting tussenkomen tot max. €20/maand.
• Computer,… : privécomputer tussenkomen tot max. €20/maand.
• Enkel eigen 2^de computerbeeldscherm of printer/scanner, geldt forfait van €20 voor gebruik privécomputer niet. Wel aanvaard: €5/maand per item gedurende max. 3 jaar, met een begrenzing van max. €10/maand.

Gemeenschappelijke kenmerken

De bedragen €20, €10 en €5:

• Worden niet geïndexeerd
• Moeten “niet verminderd worden bij deeltijdse prestaties’
• Gelden slechts zover werkgever “niet op een andere manier” al tussenkomt in kosten van internetaansluiting, … .