Tijden gaan snel. Waar vroeger papier het communicatiemiddel was bij uitstek verdrijft de digitalisering stillaan het papierwerk. De wet op de aandeelhoudersrechten houdt rekening met het organiseren van een elektronische algemene vergadering. Waar de wet voorheen enkel toepasselijk was op beursgenoteerde ondernemingen werd de wet vanaf 1 januari 2012 ook opengesteld voor de niet-beursgenoteerde bedrijven.
Om met deur in huis te vallen: een elektronische algemene vergadering gaat enkel indien dit statutair vermeld is. Een goede tip voor wie de oprichtingsakte uitwerkt, of in het kort nog langs de notaris zal passeren voor een statutenwijziging.
De vereiste statutaire bepaling is voorzien om volgende zaken te regelen:
- De controle en hoedanigheid van de deelnemer
- Het vastleggen van de veiligheid. Uiteraard is het niet wenselijk dat er andere deelnemers zijn dan degene die mogen deelnemen. Confidentialiteit staat voorop.
- Bepaling van de wijze waarop een deelnemer wordt vastgesteld deel te nemen aan de vergadering.
Voor welke vennootschapvormen
De bvba, cv, nv, comm. V.A., SE en SCE kunnen een elektronische algemene vergadering houden. De elektronische algemene vergadering wordt uiteraard gelijkgesteld met de fysieke aanwezigheid van de deelnemer.
Belang van een geschikt medium
Plannen om met slecht internet of verouderde apparatuur een elektronische algemene vergadering te houden? Think Again! Er dient verplicht een rechtstreekse, gelijktijdige en ononderbroken kennisname van bespreking tijdens de vergadering en uitoefening van het stemrecht over alle punten van de agenda plaats te vinden. Doet U dit niet, dan kan de elektronische algemene vergadering zonder meer nietig worden verklaard.
Fysieke algemene vergadering volledig voorbij?
Nee! De elektronische algemene vergadering is mogelijk voor het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissaris. Bijgevolg zal voor de voorgaande identeiten dus nog steeds een fysieke vergadering dienen plaats te vinden.
